Вежливые напоминания об оплате: 15 шаблонов — от дружеского напоминания до последнего предупреждения
Как напомнить клиенту об оплате — до срока, в день оплаты и при просрочке — с 15 вежливыми шаблонами напоминаний для почты и WhatsApp.
Вежливое напоминание об оплате называет номер счёта, сумму и срок в первом предложении, упрощает оплату ссылкой или реквизитами и исходит из добросовестности — большинство просроченных платежей забыты, а не отклонены. Отправьте дружеское напоминание за несколько дней до срока, ещё одно в день оплаты, а затем более твёрдые — через одну, две и четыре недели просрочки. Каждое сообщение — коротко и по фактам.
Простой график напоминаний
- За 3–5 дней до срока: дружеское предупреждение.
- В день оплаты: короткое напоминание со ссылкой на оплату.
- 7 дней просрочки: вежливое уточнение, не мешает ли что-то оплате.
- 14 дней просрочки: твёрже, с конкретной датой оплаты.
- 30 дней просрочки: последнее предупреждение с объяснением, что будет дальше.
Зафиксируйте условия оплаты письменно до начала работы — срок, способ оплаты и пени за просрочку, если они есть. Напоминание гораздо проще отправить, когда оно лишь ссылается на то, о чём уже договорились.
До срока и в день оплаты (5 шаблонов)
Здравствуйте, Эмма! Небольшое напоминание: срок оплаты счёта № 1042 на £850 — пятница, 18 октября. Оплатить можно здесь: [ссылка]. Спасибо!
Здравствуйте, Марк! Просто напоминаю, что срок оплаты счёта № 1042 (£850) — сегодня. Для удобства вот ссылка на оплату: [ссылка]. Спасибо!
Здравствуйте, Сара! Дружеское напоминание: остаток по вашему заказу, Rs 6 000, нужно оплатить сегодня. Можно перевести на счёт ниже — после оплаты пришлите сюда скриншот. Спасибо! 🙂
Здравствуйте, Омар! Ваш годовой тариф продлится 1 ноября за £120. Если хотите что-то изменить или отменить, просто ответьте до этой даты.
Здравствуйте, Грейс! Жду не дождусь начала в понедельник. Как договаривались, предоплата 50%, £600, закрепляет бронь — вот счёт: [ссылка].
Когда оплата просрочена (6 шаблонов)
Здравствуйте, Эмма! Надеюсь, всё хорошо. Срок оплаты счёта № 1042 на £850 был в прошлую пятницу, а платежа я пока не вижу. Подскажете, когда его ждать? Прикладываю счёт ещё раз.
Здравствуйте, Джеймс! Вижу, что счёт № 2210 всё ещё не оплачен. Что-то мешает — не хватает номера заказа или какой-то детали в счёте? Если так, с радостью исправлю.
Здравствуйте, Марк! Счёт № 1042 на £850 просрочен уже на две недели. Пожалуйста, оплатите его до пятницы, 1 ноября. Если возникла проблема, ответьте — договоримся о плане.
Здравствуйте, Лена! Понимаю, что бывает непросто. Если это поможет, счёт № 1042 можно оплатить двумя частями по £425 — 1 и 15 ноября. Дайте знать, подходит ли это.
Здравствуйте! Пишу по поводу счёта № 1042 на £850 со сроком оплаты 18 октября — за работу над сайтом для команды Эммы Кларк. Не могли бы вы подтвердить дату оплаты? Наши реквизиты указаны в приложенном счёте.
Здравствуйте, Прия! Мягко напоминаю о счёте № 3301 — знаю, что конец месяца всегда суматошный. Если он уже в очереди на оплату, просто не обращайте внимания. Спасибо!
Последнее предупреждение (4 шаблона)
Последние предупреждения пишите по фактам и спокойно. Назовите сумму, дату и следующий шаг, который вы предпримете, — и упоминайте только те шаги, которые действительно предпримете.
Здравствуйте, Марк! Счёт № 1042 на £850 просрочен уже на 30 дней. Мне придётся приостановить дальнейшую работу до оплаты. Пожалуйста, оплатите до 8 ноября или позвоните мне, чтобы обсудить.
Здравствуйте, Даниэль! Счёт № 1042 просрочен на 30 дней. Как предусмотрено нашим договором, теперь начисляются пени £25, и итоговая сумма составляет £875. Пожалуйста, оплатите до 8 ноября.
Здравствуйте, Том! Это последнее напоминание: счёт № 1042 на £850 не оплачен уже 45 дней после срока. Если он не будет оплачен до 15 ноября, я передам его в коллекторскую службу. Мне гораздо больше хотелось бы решить всё напрямую — пожалуйста, свяжитесь со мной.
Здравствуйте, Эмма! Оплата получена — спасибо! С нашей стороны всё закрыто.
Советы, как получать оплату быстрее
- Всегда указывайте номер счёта, сумму и срок. Бухгалтерии нужны все три, чтобы его найти.
- Прикладывайте счёт каждый раз. Не заставляйте искать первое письмо.
- Сделайте оплату в один клик, со ссылкой или полными реквизитами в сообщении.
- Пишите туда, где отвечают. Для малого бизнеса и частных лиц это часто WhatsApp, а не почта.
- Поблагодарите, когда деньги пришли. Это закрывает вопрос и сохраняет тёплые отношения.
Пени и проценты за просрочку зависят от вашего договора и законов там, где вы работаете, поэтому проверьте это, прежде чем их начислять.
Как отправлять напоминания без страха
Требовать деньги — то письмо, которое все откладывают. В Gmail AI Reply Writer может написать его по короткой инструкции — «вежливо напомни про счёт» — или ответить в существующей переписке, где он читает приложенный счёт, чтобы напоминание называло правильный номер и сумму. Он работает и в Outlook, и в WhatsApp Web. Вы проверяете черновик и отправляете сами. Бесплатный тариф включает 20 ответов в месяц.
Для других писем, оставшихся без ответа, смотрите письма-напоминания, когда не отвечают.
Частые вопросы
Как вежливо напомнить человеку об оплате?
Назовите номер счёта, сумму и срок, добавьте ссылку на оплату или реквизиты и исходите из того, что он просто забыл. Например: «Просто напоминаю, что срок оплаты счёта № 1042 на £850 — сегодня. Вот ссылка на оплату».
Когда отправлять напоминание об оплате?
За несколько дней до срока, в день оплаты, а затем примерно через одну, две и четыре недели просрочки — каждый раз твёрже.
Как написать последнее напоминание об оплате?
По фактам: сумма, срок просрочки, дата, до которой нужно оплатить, и следующий шаг, если оплаты не будет, — например, приостановка работы или обращение в коллекторскую службу.
Можно ли отправить напоминание об оплате в WhatsApp?
Да, если вы обычно общаетесь с клиентом именно там. Коротко и дружелюбно, с суммой и способом оплаты.
