ग्राहक के शिकायत वाले ईमेल का जवाब कैसे दें: 5 हिस्सों वाला ढाँचा और 12 टेम्पलेट

नमस्ते सारा, बताने के लिए धन्यवाद, और मुझे अफ़सोस है कि आपका ऑर्डर देर से आ रहा है। इस हफ़्ते आपके इलाके में हमारे कूरियर को देरी हुई। मैंने ट्रैकिंग देखी है, यह कल पहुँच जाएगा; मैंने आपका डिलीवरी चार्ज भी वापस कर दिया है। अगर शुक्रवार तक न पहुँचे, तो इस ईमेल का जवाब दें, मैं नया भेज दूँगा।

नमस्ते मार्क, मुझे अफ़सोस है कि गुलदान टूटा हुआ पहुँचा — यह निराशाजनक है, ख़ासकर तोहफ़े के लिए। नया आज एक्सप्रेस डिलीवरी से भेजा जा रहा है, और टूटा हुआ लौटाने की ज़रूरत नहीं। फ़ोटो भेजने के लिए धन्यवाद।

नमस्ते प्रिया, माफ़ी चाहते हैं — हमने ग़लत रंग भेज दिया। सही वाला आज भेजा जा रहा है, और उसी विज़िट में कूरियर दूसरा ले जाएगा। आपको और कुछ करने की ज़रूरत नहीं।

नमस्ते जेम्स, लिखने के लिए धन्यवाद, और मुझे अफ़सोस है कि ब्लेंडर दो महीने में बंद हो गया। यह हमारी वारंटी में आता है। क्या आप अपना ऑर्डर नंबर भेज सकते हैं? मिलते ही मैं रिप्लेसमेंट की व्यवस्था कर दूँगा।

नमस्ते फ़ातिमा, शनिवार की आपकी विज़िट के लिए मुझे अफ़सोस है। बिना किसी जानकारी के 40 मिनट इंतज़ार करना वह अनुभव नहीं है जो हम किसी के लिए चाहते हैं, और मैंने आपका ईमेल टीम के साथ साझा किया है। मैं इसकी भरपाई करना चाहूँगी — क्या मैं कल आपको कॉल कर सकती हूँ?

नमस्ते डैनियल, मुझे इसके बारे में बताने के लिए धन्यवाद, और मुझे खेद है। हर किसी के साथ सम्मान से पेश आना चाहिए, और आपने जो बताया वह उससे कम है। आज मैं उस स्टाफ़ से बात कर रहा हूँ। शुक्रवार तक मैं आपको लिखूँगा कि हमने क्या बदला।

नमस्ते लीना, आप सही हैं — आपसे दो बार पैसे कटे, और यह हमारी गलती है। मैंने आज दूसरा भुगतान रिफ़ंड कर दिया है; यह 3–5 कामकाजी दिनों में दिखना चाहिए। चिंता के लिए माफ़ी।

नमस्ते उमर, मुझे अफ़सोस है कि आपके रिफ़ंड में इतनी देर हो रही है। मैंने जाँचा, यह मंज़ूर हो चुका था लेकिन हमारे सिस्टम में अटका था। आज सुबह मैंने इसे ख़ुद आगे बढ़ा दिया है, और दो कामकाजी दिनों में आपको दिख जाना चाहिए।

नमस्ते ग्रेस, समझाने के लिए धन्यवाद। हमारी रिटर्न अवधि 30 दिन है और आपका ऑर्डर उससे थोड़ा आगे है, लेकिन ख़राबी इतनी जल्दी आई इसलिए मैंने अपवाद के तौर पर पूरा रिफ़ंड मंज़ूर कर दिया है। रिटर्न लेबल अटैच है।

नमस्ते टॉम, आपके ईमेल के लिए धन्यवाद। मैं देख रहा हूँ कि आपकी बुकिंग के साथ क्या हुआ, और कल दोपहर 2 बजे तक पूरा जवाब दूँगा। तब तक हुई परेशानी के लिए माफ़ी।

नमस्ते रेचल, लिखने के लिए धन्यवाद। मैंने ध्यान से देखा है, और जो सेवा पहले ही दी जा चुकी है उसका रिफ़ंड मैं नहीं कर सकती। मैं यह कर सकती हूँ कि आपकी बताई समस्याएँ ठीक करने के लिए अगले हफ़्ते एक फ़्री फ़ॉलो-अप सेशन दूँ। मंगलवार या बुधवार ठीक रहेगा?

नमस्ते क्रिस, मैं समझ सकता हूँ कि आप बहुत परेशान हैं, और मैं मदद करना चाहता हूँ। आपके ईमेल से लगता है कि अपडेट के बाद आपका अकाउंट लॉक हो गया था। मैंने उसे अभी अनलॉक कर दिया है। अगर अब भी कुछ काम न करे, तो यहीं जवाब दें, मैं ख़ुद देखूँगा।