आउट ऑफ़ ऑफ़िस मैसेज के उदाहरण: छुट्टी, बीमारी और यात्रा के लिए 15 टेम्पलेट
ईमेल, Slack और Teams के लिए छोटे, प्रोफ़ेशनल आउट ऑफ़ ऑफ़िस मैसेज — छुट्टी, बीमारी की छुट्टी, पैरेंटल लीव, यात्रा और सार्वजनिक छुट्टियाँ — 15 टेम्पलेट के साथ।
अच्छा आउट ऑफ़ ऑफ़िस मैसेज पहली दो लाइनों में तीन बातें बताता है: कि आप बाहर हैं, कब लौटेंगे, और अगर इंतज़ार न हो सके तो किससे संपर्क करें। जब तक पढ़ने वाले के काम न आए, यह न बताएँ कि आप क्यों बाहर हैं, इसे 60 शब्दों से छोटा रखें, और जाने से पहली शाम चालू कर दें। Slack या Teams में भी वैसा ही स्टेटस लगाएँ ताकि सहकर्मी लिखने से पहले देख लें।
हर आउट ऑफ़ ऑफ़िस मैसेज में क्या होना चाहिए
- आप बाहर हैं — और लगभग कितने समय के लिए।
- लौटने की तारीख। तारीख, «अगले हफ़्ते» नहीं। अगर बैकलॉग निपटाने में समय लगेगा, तो यह भी बताएँ।
- आपकी जगह किससे संपर्क करें, ईमेल पते के साथ, ज़रूरी कामों के लिए।
- उनके ईमेल का क्या होगा। क्या आप लौटकर पढ़ेंगे, या उन्हें दोबारा भेजना चाहिए?
बाक़ी सब वैकल्पिक है। यह बताने की ज़रूरत नहीं कि आप कहाँ जा रहे हैं या क्यों, और बुरे दिन से गुज़र रहे ग्राहक को मज़ाक बुरा लग सकता है।
छुट्टी और वार्षिक अवकाश (4 टेम्पलेट)
आपके ईमेल के लिए धन्यवाद। मैं सोमवार 14 अक्टूबर तक छुट्टी पर हूँ और ईमेल सीमित रूप से देख पाऊँगा। ज़रूरी काम के लिए कृपया सारा ख़ान से sara@example.com पर संपर्क करें। वरना लौटकर जवाब दूँगा।
मैं 14 अक्टूबर तक ऑफ़िस से बाहर हूँ। ज़रूरी मामलों के लिए कृपया sara@example.com पर लिखें।
आपके मैसेज के लिए धन्यवाद। मैं 4 नवंबर तक बाहर हूँ और ईमेल नहीं पढ़ूँगा। अगर तब भी आपका मैसेज प्रासंगिक हो, तो कृपया 4 तारीख के बाद दोबारा भेजें। ज़रूरी काम के लिए हमारी टीम से support@example.com पर संपर्क करें।
नमस्ते! हम एक छोटे ब्रेक पर हैं और सोमवार 14 अक्टूबर को लौटेंगे। अभी दिए गए ऑर्डर उसी दिन भेजे जाएँगे। धैर्य रखने के लिए धन्यवाद!
बीमारी की छुट्टी और निजी अवकाश (3 टेम्पलेट)
आपके ईमेल के लिए धन्यवाद। आज मैं बीमार हूँ और जल्द से जल्द जवाब दूँगा। ज़रूरी काम के लिए कृपया टॉम से tom@example.com पर संपर्क करें।
मैं फ़िलहाल ऑफ़िस से बाहर हूँ और 21 अक्टूबर को लौटने की उम्मीद है। इस दौरान कृपया आयशा मलिक से aisha@example.com पर संपर्क करें, जो मेरा काम देख रही हैं।
आपके मैसेज के लिए धन्यवाद। मैं मार्च 2027 तक पैरेंटल लीव पर हूँ। वेबसाइट प्रोजेक्ट से जुड़ी किसी भी बात के लिए डेविड से david@example.com पर संपर्क करें; बाक़ी सब के लिए हमारी टीम का इनबॉक्स hello@example.com है।
यात्रा, कॉन्फ़्रेंस और ट्रेनिंग (3 टेम्पलेट)
मैं गुरुवार तक काम के सिलसिले में यात्रा पर हूँ और ईमेल सीमित रूप से देख पाऊँगा। लौटने के एक दिन के अंदर जवाब दूँगा। ज़रूरी काम के लिए ऑफ़िस को 020 7946 0000 पर कॉल करें।
आपके ईमेल के लिए धन्यवाद। मैं 15 नवंबर तक Web Summit में हूँ। अगर आप भी वहाँ हैं, तो मिलकर ख़ुशी होगी — समय बताते हुए जवाब दें। वरना अगले हफ़्ते आपसे संपर्क करूँगा।
आज मैं ट्रेनिंग में हूँ और शाम 5 बजे के बाद ईमेल देखूँगा। ज़रूरी हो तो कृपया Teams पर मैसेज करें।
सार्वजनिक छुट्टियाँ, ग्राहक और टीमें (5 टेम्पलेट)
हमसे संपर्क करने के लिए धन्यवाद। सोमवार को सार्वजनिक छुट्टी के कारण हमारा ऑफ़िस बंद है और मंगलवार सुबह 9 बजे फिर खुलेगा। हम हर मैसेज का जवाब आने के क्रम में देंगे।
संपर्क करने के लिए धन्यवाद! हमारी सपोर्ट टीम 2 जनवरी तक छुट्टी पर है। आम सवालों के जवाब हमारे हेल्प सेंटर example.com/help पर मिल जाएँगे। लौटते ही हम आपके मैसेज का जवाब देंगे।
आपकी रुचि के लिए धन्यवाद। मैं 14 अक्टूबर तक बाहर हूँ। अगर आप पहले बात करना चाहें, तो मेरे सहकर्मी जेम्स (james@example.com) मदद कर सकते हैं, या आप यहाँ हमारी टीम के साथ कॉल बुक कर सकते हैं: example.com/demo।
14 अक्टूबर तक छुट्टी पर — लॉन्च सारा सँभाल रही हैं।
आपके ईमेल के लिए धन्यवाद। मैंने Example Ltd छोड़ दी है। कृपया मारिया लोपेज़ से maria@example.com पर संपर्क करें, जो अब मेरे अकाउंट देखती हैं।
आम गलतियाँ
- लौटने की तारीख नहीं। «कुछ समय के लिए बाहर हूँ» सबको अंदाज़ा लगाने पर छोड़ देता है।
- बिना पूछे किसी सहकर्मी का नाम देना। उनका इनबॉक्स भरने से पहले उन्हें बता दें।
- बहुत ज़्यादा निजी जानकारी। «14 तारीख तक बाली में» ऐसी जानकारी है जिसकी आपके ग्राहकों को ज़रूरत नहीं।
- बंद करना भूल जाना। मैसेज सेट करते समय ही ख़त्म होने की तारीख डालें, ताकि यह अपने-आप बंद हो जाए।
- ईमेल और चैट में अलग-अलग मैसेज। अपना Slack या Teams स्टेटस भी अपडेट करें।
वेब पर Gmail और Outlook दोनों में ऑटोमैटिक जवाब के लिए शुरुआत और ख़त्म होने की तारीख तय की जा सकती है, और चाहें तो इसे सिर्फ़ अपने संगठन के लोगों या अपने कॉन्टैक्ट्स को भेजा जा सकता है।
लौटकर काम निपटाना
छुट्टी की असली क़ीमत बाद में भरा इनबॉक्स है। AI Reply Writer Gmail, Outlook, Slack और Teams में जवाब ड्राफ़्ट करता है: कोई थ्रेड खोलें, ✦ AI रिप्लाई दबाएँ, और यह आपकी छूटी बातचीत पढ़कर जवाब लिख देता है, जिसे आप एडिट करके भेजते हैं। फ़्री प्लान में हर महीने 20 जवाब मिलते हैं।
जो मैसेज आपकी ग़ैरमौजूदगी में बिना जवाब रह गए, उनके लिए देखें फ़ॉलो-अप ईमेल टेम्पलेट।
अक्सर पूछे जाने वाले सवाल
आउट ऑफ़ ऑफ़िस मैसेज में क्या लिखूँ?
बताएँ कि आप बाहर हैं, कब लौटेंगे, और ज़रूरी काम के लिए किससे संपर्क करें। दो-तीन वाक्य काफ़ी हैं।
क्या मुझे बताना ज़रूरी है कि मैं ऑफ़िस से बाहर क्यों हूँ?
नहीं। «मैं सोमवार तक ऑफ़िस से बाहर हूँ» प्रोफ़ेशनल भी है और पूरा भी। वजह सिर्फ़ तब जोड़ें जब पढ़ने वाले के काम आए, जैसे कोई कॉन्फ़्रेंस जिसमें वे भी जा सकते हैं।
छोटा आउट ऑफ़ ऑफ़िस मैसेज कैसे लिखूँ?
जैसे: «मैं 14 अक्टूबर तक ऑफ़िस से बाहर हूँ। ज़रूरी मामलों के लिए कृपया sara@example.com पर लिखें।»
क्या मेरा आउट ऑफ़ ऑफ़िस मैसेज बाहरी लोगों को भी जाना चाहिए?
अगर ग्राहक या पार्टनर आपको ईमेल करते हैं, तो हाँ। बाहरी लोगों को ऐसा संपर्क दें जो सच में मदद कर सके, और निजी जानकारी बाहर रखें।
