Contoh pesan out of office: 15 template untuk cuti, sakit, dan perjalanan dinas
Pesan out of office yang singkat dan profesional untuk email, Slack, dan Teams — cuti, sakit, cuti melahirkan, perjalanan dinas, dan hari libur — dengan 15 template.
Pesan out of office yang baik menyampaikan tiga hal di dua baris pertama: bahwa Anda sedang tidak ada, kapan kembali, dan siapa yang bisa dihubungi jika tidak bisa menunggu. Jangan sebutkan alasan ketidakhadiran kecuali membantu pembaca, buat kurang dari 60 kata, dan aktifkan pada malam sebelum Anda pergi. Pasang status yang sama di Slack atau Teams agar rekan kerja melihatnya sebelum menulis.
Yang dibutuhkan setiap pesan out of office
- Anda sedang tidak ada — dan kira-kira berapa lama.
- Tanggal Anda kembali. Tanggal, bukan “minggu depan”. Jika Anda akan lambat mengejar ketinggalan, sebutkan.
- Siapa yang bisa dihubungi sebagai gantinya, lengkap dengan alamat email, untuk hal yang mendesak.
- Apa yang terjadi dengan email mereka. Akan Anda baca saat kembali, atau mereka perlu mengirim ulang?
Selebihnya opsional. Anda tidak perlu menyebut ke mana atau mengapa, dan lelucon bisa diterima buruk oleh pelanggan yang sedang mengalami hari yang berat.
Cuti dan liburan (4 template)
Terima kasih atas email Anda. Saya sedang cuti sampai Senin, 14 Oktober, dengan akses email terbatas. Untuk hal mendesak, silakan hubungi Sara Khan di sara@example.com. Selain itu, akan saya balas setelah kembali.
Saya sedang tidak di kantor sampai 14 Oktober. Untuk hal mendesak, silakan email ke sara@example.com.
Terima kasih atas pesan Anda. Saya tidak di kantor sampai 4 November dan tidak akan membaca email. Jika pesan Anda masih relevan saat itu, mohon kirim ulang setelah tanggal 4. Untuk hal mendesak, hubungi tim kami di support@example.com.
Halo! Kami sedang libur sebentar dan kembali buka Senin, 14 Oktober. Pesanan yang masuk sekarang akan dikirim di hari itu. Terima kasih atas kesabarannya!
Sakit dan cuti pribadi (3 template)
Terima kasih atas email Anda. Hari ini saya sedang sakit dan akan membalas secepatnya. Untuk hal mendesak, silakan hubungi Tom di tom@example.com.
Saat ini saya sedang tidak di kantor dan diperkirakan kembali pada 21 Oktober. Selama itu, silakan hubungi Aisha Malik di aisha@example.com, yang menggantikan pekerjaan saya.
Terima kasih atas pesan Anda. Saya sedang cuti orang tua sampai Maret 2027. Untuk segala hal terkait proyek situs web, silakan hubungi David di david@example.com; untuk lainnya, kotak masuk tim kami adalah hello@example.com.
Perjalanan dinas, konferensi, dan pelatihan (3 template)
Saya sedang dalam perjalanan dinas sampai Kamis dengan akses email terbatas. Saya akan membalas dalam sehari setelah kembali. Untuk hal mendesak, telepon kantor di 020 7946 0000.
Terima kasih atas email Anda. Saya sedang di Web Summit sampai 15 November. Jika Anda juga hadir, saya senang sekali bertemu — balas dengan waktu yang cocok. Jika tidak, saya akan menghubungi Anda minggu berikutnya.
Hari ini saya sedang pelatihan dan baru akan cek email setelah pukul 17.00. Jika mendesak, kirim pesan ke saya di Teams.
Hari libur, pelanggan, dan tim (5 template)
Terima kasih telah menghubungi kami. Kantor kami tutup pada hari Senin karena libur nasional dan buka kembali Selasa pukul 09.00. Kami akan membalas setiap pesan sesuai urutan masuknya.
Terima kasih sudah menghubungi kami! Tim dukungan kami libur sampai 2 Januari. Jawaban untuk pertanyaan umum bisa Anda temukan di pusat bantuan kami: example.com/help. Kami akan membalas pesan Anda begitu kembali.
Terima kasih atas minat Anda. Saya tidak di kantor sampai 14 Oktober. Jika ingin berbicara lebih cepat, rekan saya James (james@example.com) bisa membantu, atau Anda bisa menjadwalkan panggilan dengan tim kami di sini: example.com/demo.
Cuti sampai 14 Okt — peluncuran dipegang Sara.
Terima kasih atas email Anda. Saya sudah tidak bekerja di Example Ltd. Silakan hubungi Maria Lopez di maria@example.com, yang kini menangani akun-akun saya.
Kesalahan umum
- Tidak ada tanggal kembali. “Saya pergi untuk sementara” membuat semua orang menebak-nebak.
- Menyebut rekan kerja tanpa bertanya dulu. Beri tahu mereka sebelum kotak masuknya penuh.
- Terlalu banyak detail pribadi. “Di Bali sampai tanggal 14” adalah informasi yang tidak dibutuhkan pelanggan Anda.
- Lupa mematikannya. Atur tanggal berakhir saat mengatur pesannya, agar mati sendiri.
- Pesan yang berbeda di email dan chat. Perbarui juga status Slack atau Teams Anda.
Gmail dan Outlook versi web sama-sama memungkinkan Anda mengatur tanggal mulai dan berakhir untuk balasan otomatis, serta mengirimkannya hanya ke orang di organisasi Anda atau ke kontak Anda jika diinginkan.
Mengejar ketinggalan setelah kembali
Harga sebenarnya dari libur adalah kotak masuk sesudahnya. AI Reply Writer menyusun balasan di Gmail, Outlook, Slack, dan Teams: buka utas, tekan ✦ Balasan AI, lalu ia membaca percakapan yang Anda lewatkan dan menulis jawabannya, yang Anda edit dan kirim. Paket gratis mencakup 20 balasan per bulan.
Untuk pesan yang belum dibalas selama Anda pergi, lihat template email follow-up.
Pertanyaan umum
Apa yang harus ditulis di pesan out of office?
Sampaikan bahwa Anda sedang tidak ada, tanggal kembali, dan siapa yang bisa dihubungi untuk hal mendesak. Dua atau tiga kalimat sudah cukup.
Apakah saya perlu menyebut alasan tidak di kantor?
Tidak. “Saya tidak di kantor sampai Senin” sudah profesional dan lengkap. Tambahkan alasan hanya jika membantu pembaca, misalnya konferensi yang mungkin juga mereka hadiri.
Bagaimana menulis pesan out of office yang singkat?
Misalnya: “Saya tidak di kantor sampai 14 Oktober. Untuk hal mendesak, silakan email ke sara@example.com.”
Apakah pesan out of office perlu dikirim ke pengirim eksternal?
Jika pelanggan atau mitra mengirim email kepada Anda, ya. Beri pengirim eksternal kontak yang benar-benar bisa membantu, dan jangan cantumkan detail pribadi.
