返信がないときのフォローアップメールの書き方（テンプレート12選）
返信のないメールをいつ、どうフォローするか。提案書、請求書、応募、会議、紹介の場面別に、コピーして使える短いテンプレート12選を紹介します。
2〜3営業日待ってから、同じスレッドで、必要なことをもう一度伝え、返信しやすくする1〜2文を送りましょう。それでも返信がなければ、間隔を空けてもう1〜2回、毎回何か役立つ情報を添えてフォローし、最後は話を締めくくる丁寧なメッセージを送ります。相手に罪悪感を抱かせないこと。メールは見落とされるものですし、感じの良いリマインドはたいてい歓迎されます。
フォローするタイミング
返信のないメールのほとんどは無視されたわけではありません。スマホで読まれ、あとで返そうと思ったまま埋もれてしまったのです。フォローアップはリマインドであって、非難ではありません。目安のスケジュールはこうです。
- 1回目のフォロー： 最初のメールから2〜3営業日後。本当の締め切りがあるならもっと早く。
- 2回目のフォロー： 1回目から約1週間後。
- 最後のメッセージ： さらに1〜2週間後。そこでやめるか、別の手段に切り替えます。
急ぎのメール、たとえば明日の会議や支払期限を過ぎた請求書なら、1日でフォローしても構いません。面識のない相手への営業メールは、最も長く間隔を空けましょう。
良いフォローアップの5つのルール
- 同じスレッドで返信する。 元のメールがすぐ下にあれば、誰も探す必要がありません。
- お願いから書き始める。 「開始日をご確認いただけますか？」は3文目ではなく1文目に。
- 返信しやすくする。 はい・いいえで答えられる質問、日時の候補2つ、「番号だけご返信ください」は、漠然とした「いかがでしょうか？」より答えやすいものです。
- 2回目・3回目は新しい情報を加える。 期限、役立つリンク、お願いをもっと短くしたもの。
- 責める言い方をしない。 「念のため再送します」「前回のメールでお伝えしたとおり」「お忙しいとは思いますが…」は避けましょう。遠回しな嫌みに聞こえます。
フォローアップメールのテンプレート12選
仕事・取引先
Emmaさん、月曜日にお送りした提案書の件でご連絡しました。ご質問があればお答えしますし、今週15分ほどお電話でお話しすれば判断しやすいようでしたらお知らせください。ご予算に合わせて範囲を調整することも可能です。
Jamesさん、先週のデザイン案の件で確認させてください。ご参考までに、私なら最も早く制作できるB案を選びます。公開日を守れるよう、金曜日までにお返事いただけますか？
Samさん、請求書番号2381（1,200ポンド）のお支払い期限が10月3日でしたので、念のためご連絡しました。お支払い予定日をお知らせいただけますか？ お手数のないよう、請求書を改めて添付します。
Aishaさん、ウェブサイトを仕上げるのに商品写真が必要です。水曜日までにお送りいただけますか？ まだ準備ができていなければ、仮の画像を使って後から差し替えます。
会議
Danielさん、第1四半期の計画についてのお打ち合わせの件でご連絡しました。火曜日11時か木曜日15時はいかがでしょうか？ チームの別の方のほうが適任でしたら、その方とお話しさせてください。
Linaさん、木曜日の打ち合わせでは改めてありがとうございました。お話しした次のステップ、契約書の送付について確認させてください。その前に私からご用意するものはありますか？
就職・転職活動
Patel様、9月12日にマーケティングコーディネーター職に応募いたしました。応募書類が届いているか確認させていただきたくご連絡しました。引き続き強く志望しており、必要でしたらキャンペーンの実績についても詳しくお伝えします。
Markさん、先週火曜日の面接では改めてありがとうございました。お伺いしていた選考結果のご連絡時期について確認させてください。この職への思いは変わらず、必要な書類などがあればすぐにお送りします。
営業メール・紹介
Sophieさん、前回のメールが埋もれてしまったかもしれないと思い、改めてご連絡しました。要点だけ申しますと、ベーカリーの食品ロスを約5分の1減らすお手伝いをしています。10分ほどお話しする価値はありそうでしょうか、それとも次の四半期に改めてご連絡しましょうか？
Omarさん、先週Rachelさんからご紹介いただきました。カスタマーサポートチームをどのように立ち上げられたのか、ぜひお話を伺いたいです。今後2週間のうちに20分ほどお時間をいただけますか？ ご都合に合わせます。
最後のメッセージ
Chrisさん、お返事がないため、今はタイミングではないと理解し、これ以上ご連絡は控えます。状況が変わりましたら、このメールにご返信いただければ対応します。良い四半期をお過ごしください。
Nadiaさん、11月15日の枠を金曜日までプロジェクト用に確保しています。それ以降はリストの次のお客様にお譲りします。確保を続けたい場合はお知らせください。
開封されやすい件名
同じスレッドで返信するなら、相手がすぐわかるよう元の件名のままにしましょう。新しいスレッドを立てる必要があるなら、件名で用件を伝えます。
- 11月15日の公開について簡単なご質問
- 請求書番号2381：10月3日期限
- 来週のお電話の候補日時2つ
- ご確認：マーケティングコーディネーター職への応募
「フォローアップ」だけの件名や「ご確認」「その後いかがでしょうか」、全部大文字の件名は避けましょう。中身が何も伝わりません。
フォローアップをもう忘れない
フォローアップで一番難しいのは、思い出すことです。AI Reply Writer はGmailと Outlook の中で返信の下書きを作ります。スレッドで ✦ AI返信 ボタンを押すとやり取りの内容を読むので、フォローアップに実際の提案書や日付、請求書の情報が入ります。さらに、あなたの返信から拾った約束（「金曜日に見積もりを送ります」など）や、相手があなたにした約束を、相手と日付つきでフォローアップ一覧にまとめるので、期限切れが気まずくなる前に気づけます。どのメールも確認して送信するのはあなた自身です。無料プランでは毎月 20 件の返信が使えます。
フォローアップをもっとわかりやすく短くしたいならメッセージを整える方法を、GmailのツールについてはGmail向けおすすめChrome拡張機能をご覧ください。未払いの請求書を催促するなら、丁寧な支払いリマインドメッセージをご覧ください。
よくある質問
フォローアップメールを送るまで、どのくらい待てばいいですか？
ほとんどのメールは2〜3営業日です。本当の締め切りがあるならもっと早く、面識のない相手への営業メールならもっと長く待ちましょう。
フォローアップメールは何回までが適切ですか？
最初のメールのあと2〜3回が一般的な上限です。それ以降は丁寧な締めくくりのメッセージを送ってやめるか、電話など別の手段を試しましょう。
返信のないメールに丁寧にフォローするには？
同じスレッドで返信し、1文目で用件を伝え直し、答えやすくし、「前回のメールでお伝えしたとおり」のような言い回しは避けましょう。短く感じの良いリマインドが最も丁寧です。
フォローアップメールは同じスレッドで送るべきですか？
ほとんどの場合、はい。同じスレッドで返信すれば元のメールがついたままなので、相手は探さずに経緯を把握できます。
